Att upphandla avtalsstädning handlar om betydligt mer än att jämföra timpris eller kostnad per kvadratmeter. Ett väl genomarbetat städavtal ska skapa trygghet för er som kund, tydliggöra vad som ingår och säkerställa att kvaliteten kan följas upp över tid.
För fastighetsägare, bostadsrättsföreningar, kontor, byggbolag och upphandlare är det viktigt att avtalet inte bara beskriver själva städningen, utan även ansvar, rutiner, uppföljning och krav på leverantören. Ett otydligt avtal kan snabbt leda till missförstånd kring omfattning, frekvens, kvalitet och kostnader. Ett tydligt avtal ger däremot båda parter rätt förutsättningar för ett långsiktigt och fungerande samarbete.
Här går vi igenom de viktigaste punkterna som bör finnas med när ni tecknar avtal om avtalsstädning.
Därför är avtalets innehåll viktigt
Städning är en tjänst som ofta pågår under lång tid och påverkar både arbetsmiljö, trivsel och helhetsintryck. Därför behöver avtalet vara mer än en prisbilaga. Det bör fungera som ett styrdokument för hur uppdraget ska utföras, följas upp och utvecklas.
Om avtalet är otydligt kan det bli svårt att avgöra vad leverantören faktiskt ansvarar för. Ingår kök och toaletter varje dag? Hur ofta ska gemensamma ytor städas? Vem ansvarar för material, förbrukningsvaror eller extra insatser? Hur hanteras avvikelser?
Genom att reglera dessa frågor från början minskar risken för missförstånd och ni får en tydligare grund för att följa upp kvaliteten.
1. Tydlig omfattning och städfrekvens
En av de viktigaste delarna i ett städavtal är en tydlig beskrivning av uppdragets omfattning. Avtalet bör specificera exakt vilka ytor, utrymmen och moment som ingår i den löpande städningen.
Det kan till exempel handla om kontorsytor, entréer, trapphus, korridorer, kök, toaletter, omklädningsrum, mötesrum och andra gemensamma utrymmen. För varje yta bör det framgå hur ofta städningen ska utföras, exempelvis dagligen, flera gånger i veckan, veckovis eller månadsvis.
Det är också klokt att tydliggöra vilka insatser som inte ingår i den löpande städningen, men som kan beställas separat. Det kan till exempel vara fönsterputs, golvvård, storstädning, byggstädning eller säsongsbetonade insatser.
Ju tydligare omfattningen är, desto enklare blir det att säkerställa att leverantören levererar enligt avtal.
2. Krav på kvalitet och certifieringar
Ett seriöst städavtal bör innehålla tydliga krav på kvalitet. Det räcker inte att avtalet säger att städningen ska hålla “hög standard”. Det bör också framgå hur leverantören arbetar för att säkerställa kvaliteten i praktiken.
Efterfråga gärna dokumenterade certifieringar som visar att leverantören arbetar systematiskt med kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Exempel på relevanta certifieringar är ISO 9001 för kvalitetsledning, ISO 14001 för miljöledning och ISO 45001 för arbetsmiljöledning.
Certifieringar visar att leverantören har etablerade rutiner, uppföljningssystem och processer. Det gör kvaliteten mindre beroende av enskilda medarbetares initiativ och ger er som kund en tryggare grund att stå på.
3. Kollektivavtal och branschmedlemskap
Städbranschen är personalintensiv, vilket gör det särskilt viktigt att kontrollera att leverantören tar sitt arbetsgivaransvar. Ett avtal bör därför innehålla krav på att leverantören följer gällande lagar, avtal och branschpraxis.
Kontrollera gärna att leverantören har kollektivavtal och är ansluten till relevanta branschorganisationer. Medlemskap i exempelvis Almega, Byggföretagen eller Svenskt Näringsliv kan vara en indikation på att företaget arbetar seriöst och följer branschens spelregler.
Detta är inte bara viktigt ur ett arbetsgivar- och hållbarhetsperspektiv. Det minskar även risken för problem kopplade till arbetsvillkor, personalomsättning och bristande kontinuitet i uppdraget.
4. ID06 och krav vid byggarbetsplatser
Om städningen utförs på eller i anslutning till en byggarbetsplats bör avtalet även reglera krav på ID06. Det innebär att personalen ska vara registrerad och kunna identifieras på arbetsplatsen enligt gällande rutiner.
ID06 skapar spårbarhet och tydlighet kring vilka personer som befinner sig på arbetsplatsen. Det underlättar vid kontroller från huvudentreprenör, beställare eller Skatteverket och bidrar till en säkrare och mer kontrollerad arbetsmiljö.
För byggstädning, grovstädning och slutstädning är detta ofta en viktig del av leverantörens seriositet och förmåga att arbeta i byggmiljöer.
5. Rutiner för uppföljning och kvalitetskontroll
Ett bra städavtal bör beskriva hur kvaliteten ska följas upp under avtalstiden. Det är inte tillräckligt att endast ange vad som ska göras. Det behöver också finnas en tydlig modell för kontroll, återkoppling och förbättring.
Det kan handla om regelbundna avstämningsmöten, checklistor, digital rapportering, egenkontroller och tydliga kontaktvägar vid frågor eller avvikelser. Avtalet bör även ange hur snabbt brister ska åtgärdas och hur återkommande avvikelser hanteras.
När uppföljningen är tydligt reglerad blir det lättare att ha en konstruktiv dialog med leverantören och säkerställa att städningen håller rätt nivå över tid.
6. Ansvar, försäkring och hantering av skador
Städning innebär att leverantören ofta arbetar i lokaler med inventarier, teknisk utrustning, känsliga ytor och andra värden. Därför är det viktigt att avtalet tydligt reglerar ansvar vid eventuella skador eller avvikelser.
Det bör framgå vilken ansvarsförsäkring leverantören har, vad den omfattar och hur en skada ska rapporteras och hanteras. Det minskar risken för osäkerhet och tvister om något skulle inträffa i samband med städningen.
För lokaler med särskilda krav, till exempel vårdmiljöer, skolor, byggarbetsplatser eller fastigheter med känsliga material, är detta extra viktigt.
7. Ekonomisk stabilitet och kreditvärdighet
En städleverantör ska inte bara kunna leverera rätt kvalitet idag, utan även vara en stabil partner över tid. Därför kan det vara klokt att kontrollera leverantörens kreditvärdighet och ekonomiska stabilitet innan avtal tecknas.
En leverantör med god kreditvärdighet, exempelvis AAA-rating, innebär en lägre risk för ekonomiska problem som kan påverka bemanning, kontinuitet eller leveransförmåga. För större uppdrag och längre avtal är detta en viktig trygghetsfaktor.
Ekonomisk stabilitet är särskilt relevant när avtalet omfattar många ytor, flera adresser eller verksamheter där städningen är kritisk för den dagliga driften.
8. Flexibilitet vid förändrade behov
Behoven kan förändras under avtalstiden. Lokaler kan byggas om, personalstyrkan kan öka, verksamheten kan ändra öppettider eller vissa ytor kan få högre belastning än tidigare. Därför bör avtalet innehålla en tydlig modell för hur förändringar hanteras.
Det bör vara enkelt att justera omfattning, frekvens eller tilläggstjänster utan att hela avtalet behöver omförhandlas. Samtidigt ska det vara tydligt hur förändringar påverkar pris, leverans och ansvar.
Ett bra avtal är därför inte statiskt. Det fungerar som en stabil grund, men ger också utrymme att anpassa städningen efter verksamhetens faktiska behov.
Sammanfattande checklista inför städavtalet
Innan ni tecknar avtal om avtalsstädning bör ni säkerställa att följande punkter finns med:
- Tydlig beskrivning av vilka ytor och utrymmen som ingår
- Städfrekvens per yta och lokaltyp
- Specificering av tilläggstjänster och säsongsinsatser
- Krav på kvalitet, rutiner och egenkontroller
- Dokumenterade certifieringar, exempelvis ISO 9001, ISO 14001 och ISO 45001
- Kollektivavtal och relevanta branschmedlemskap
- Krav på ID06 vid byggarbetsplatser
- Rutiner för avvikelsehantering och åtgärdstider
- Ansvarsförsäkring och hantering av eventuella skador
- Kontroll av kreditvärdighet och ekonomisk stabilitet
- Möjlighet att justera avtalet vid förändrade behov
- Tips inför nästa upphandling av avtalsstädning
När ni jämför olika städleverantörer bör priset aldrig vara den enda avgörande faktorn. Ett lågt pris kan bli dyrt i längden om uppdraget är otydligt, kvaliteten brister eller uppföljningen saknas.
Begär alltid referenser från liknande uppdrag och be leverantören beskriva hur de arbetar med kvalitetssäkring, arbetsledning och avvikelsehantering. Säkerställ också att certifieringar, försäkringar och branschmedlemskap kan styrkas skriftligt innan avtalet undertecknas.
Det är även klokt att sätta upp tydliga avstämningspunkter redan från start. På så sätt kan ni följa upp samarbetet löpande och göra justeringar innan mindre problem växer till större.
Ett tydligt avtal skapar bättre städning över tid
Ett väl utformat avtal om avtalsstädning ger både kund och leverantör rätt förutsättningar. Det skapar tydlighet kring vad som ska göras, hur kvaliteten ska följas upp och vem som ansvarar för vad.
För er som upphandlar städning innebär det större trygghet, bättre kontroll och en mer professionell leverans. För leverantören innebär det tydliga förväntningar och bättre möjlighet att planera arbetet på rätt sätt.
När avtalet är genomtänkt från början blir avtalsstädningen inte bara en löpande tjänst, utan en viktig del av fastighetens, arbetsplatsens eller verksamhetens långsiktiga kvalitet.